Assistant.e administatif.ve de la Direction Générale et secrétariat général
Descriptif de l’emploi
Placé(e) sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous avez pour mission d’assurer le secrétariat de la Direction générale, l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes, la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.
Missions / conditions d’exercice
Assurer le secrétariat de la Direction générale :
- Prendre en charge les activités administratives du secrétariat telles que le traitement et la rédaction du courrier, la gestion des agendas, l’organisation et la planification des réunions, la rédaction de compte rendus…
- Rédiger des courriers / courriels en réponse aux sollicitations, en lien avec le Président et/ou la Direction générale
- Assurer le suivi des invitations et représentations
- Collecter des informations auprès des services et synthétiser les éléments dans des notes à destination de la Direction générale
Gestion et suivi des instances :
- Préparer et suivre les instances communautaires (conseils et bureaux communautaires, conférence des Maires, groupes de travail…)
- Collecter auprès des services les points à inscrire à l’ordre du jour des instances communautaires sous le contrôle de la Direction générale
- Recueillir, relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations
- Préparer et transmettre les convocations et les dossiers destinés aux élu.e.s et à l’administration
- Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion)
- Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés)
- Mettre en œuvre les décisions en lien avec la Direction générale et directeurs concernés
Gestion du courrier, planning et réservations des salles de réunion :
- Gérer et suivre le courrier entrant et sortant de la collectivité
- Assurer la diffusion du courrier arrivé et le suivi des projets de réponse apportés par les services concernés
- Assurer l’organisation et le suivi des parapheurs entrants/sortants, des courriers soumis à signature et circulation de l’information
- Gérer les crédits d’affranchissement
- Gérer les plannings et réservations des salles de réunions
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général
Profils recherchés
- Titulaire Licence pro MAT / BTS Assistant manager
- Expérience professionnelle au sein d’un secrétariat de direction
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
- Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus
- Capacités d’analyse et de synthèse
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel…)
- Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d’initiative
- Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve
- Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public
Contact et modalités de candidature
Contact : 03 85 60 10 95
Informations complémentaires :
Les lettres de motivations et CV sont à adresser à
Monsieur le Président de la Communauté de Communes
Bresse Louhannaise Intercom’
Service des Ressources Humaines
2 promenade des Cordeliers
71500 Louhans
ou par mail rh@blintercom.fr avant le 26/10/2024
Détail de l’offre
Lieu de travail :
Louhans-Châteaurenaud
Type de contrat :
Titulaire ou contractuel
Nature de l’offre :
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Durée hebdomadaire de travail :
Temps complet
Salaire indicatif :
Qualification :
